Les comptes
1. Introduction
Le bilan représente la situation patrimoniale d’une entreprise à un moment donné. Mais dans une entreprise en activité, cette situation change plusieurs fois par jour. En effet, à chaque fois qu’un client la paye, qu’elle achète de la marchandise, qu’elle prélève de l’argent sur son compte bancaire, le bilan de l’entreprise change.
Pour illustrer cela, prenons le bilan d’une entreprise au 29 novembre le matin :
| Actif | Bilan au 29/11 | Passif | |
| Actifs circulants | Fonds étrangers | ||
| Caisse | 3'500.- | Dettes fournisseurs | 2'000.- |
| Poste | 4'500.- | Autres dettes | 5'000.- |
| Banque (Avoir) | 5'556.- | Banque (Dette) | 20'000.- |
| Créances clients | 890.- | Dette bancaire à long terme | 58'000.- |
| Stock de marchandise | 1'000.- | Dette hypothécaire | 102'000.- |
| Actifs immobilisés | Fonds propres | ||
| Machines et appareils | 5'000.- | Capital | 14'592.- |
| Infrastructures informatiques | 10'250.- | ||
| Véhicules | 25'896.- | ||
| Immeubles | 120'000.- | ||
| Brevet | 25'000.- | ||
| TOTAL | 201'592.- | TOTAL | 201'592.- |
Imaginons ce 29 novembre à 14h20, le patron demande à un employé de prendre 2000.- pour les mettre sur le compte postal de l’entreprise. Dans le nouveau bilan la valeur du compte caisse sera donc de 1'500.- (3'500 – 2’000) et celle du compte poste sera de 6'500.- (4'500 + 2'000).
| Actif | Bilan au 29/11 | Passif | |
| Actifs circulants | Fonds étrangers | ||
| Caisse | 3'500.- 1'500.- | Dettes fournisseurs | 2'000.- |
| Poste | 4'500.- 6'500.- | Autres dettes | 5'000.- |
| Banque (Avoir) | 5'556.- | Banque (Dette) | 20'000.- |
| Créances clients | 890.- | Dette bancaire à long terme | 58'000.- |
| Stock de marchandise | 1'000.- | Dette hypothécaire | 102'000.- |
| Actifs immobilisés | Fonds propres | ||
| Machines et appareils | 5'000.- | Capital | 14'592.- |
| Infrastructures informatiques | 10'250.- | ||
| Véhicules | 25'896.- | ||
| Immeubles | 120'000.- | ||
| Brevet | 25'000.- | ||
| TOTAL | 201'592.- | TOTAL | 201'592.- |
2. Les comptes
Dans la pratique, il serait très lourd de dresser un nouveau bilan à chaque fois que la situation de l’entreprise a changé. C’est la raison pour laquelle, on note ces changements non pas directement dans le bilan mais dans des comptes. Ces comptes nous donneront ensuite les informations nécessaires pour dresser un bilan.
Voici comment se présentent généralement les comptes :
| Débit | Nom du compte | Crédit | |
- Le débit est simplement le nom de la colonne gauche du compte.
- Le crédit est simplement le nom de la colonne droite du compte.
3. Le « fonctionnement » des comptes
Les comptes actifs et les comptes passifs « fonctionnent » différemment. Par fonctionnement, on entend simplement dans quelle colonne (débit ou crédit) on inscrit une augmentation ou une diminution du compte.
Il existe une règle que l’on nomme la croix comptable qui nous donne cette information sur le fonctionnement des comptes :
| Débit | Crédit | |
|---|---|---|
| Compte actif | Augmentation (+) | Diminution (-) |
| Compte passif | Diminution (-) | Augmentation (+) |
3.1 Exemple 1
Prenons un exemple. Nous retirons de 300.- d’argent liquide au bancomat. Cette opération aura une influence sur deux comptes :
- Le compte caisse qui va augmenter. En effet nous avons alors 300.- de plus en liquide.
- Le compte banque va diminuer. En effet nous avons alors 300.- de moins sur notre compte bancaire.
Pour savoir comment inscrire cette opération dans nos comptes, il faut d’abord déterminer la nature des comptes concernés (caisse et banque). Nous savons que :
- le compte caisse est un compte actif.
- le compte banque est également un compte actif.
Nous allons commencer à nous intéresser au compte caisse. Nous savons que c’est un compte actif et qu’il augmente. Regardons ce que nous apprend la croix comptable :
| Débit | Crédit | |
|---|---|---|
| Compte actif | Augmentation (+) | Diminution (-) |
| Compte passif | Diminution (-) | Augmentation (+) |
Nous savons, grâce à la croix comptable que nous allons devoir inscrire le montant au débit du compte caisse. Alors il ne reste plus qu’à inscrire l’opération dans le compte caisse.
| Débit | Caisse | Crédit | |
| 300.- | |||
Nous savons que le compte banque va également être touché par cette opération. Nous savons en effet qu’il s’agit d’un compte actif et qu’il diminue. A nouveau, il faut regarder dans la croix comptable comment nous devons enregistrer cette opération :
| Débit | Crédit | |
|---|---|---|
| Compte actif | Augmentation (+) | Diminution (-) |
| Compte passif | Diminution (-) | Augmentation (+) |
La croix comptable nous indique que nous devons inscrire le montant au crédit du compte banque.
| Débit | Banque | Crédit | |
| 300.- | |||
3.2 Exemple 2
Imaginons un autre exemple. Nous remboursons 1000.- sur notre dette hypothécaire en prélevant de l’argent sur notre compte postal. Deux comptes vont être touchés :
- Le compte poste qui va diminuer puisque nous prélevons de l’argent sur notre compte postal.
- Le compte dette hypothécaire qui va également diminuer puisque nous devons moins d’argent.
Comme dans le premier exemple, nous allons d’abord étudier la nature de ces comptes. Nous savons que :
- Le compte poste est un compte actif
- Le compte dette hypothécaire est un compte passif
Intéressons nous d’abord au compte poste nous savons que c’est un compte actif et qu’il diminue. Regardons ce que nous apprend la croix comptable :
| Débit | Crédit | |
|---|---|---|
| Compte actif | Augmentation (+) | Diminution (-) |
| Compte passif | Diminution (-) | Augmentation (+) |
Nous savons, grâce à la croix comptable que nous allons devoir inscrire le montant au crédit du compte poste.
| Débit | Poste | Crédit | |
| 1'000.- | |||
Nous devons maintenant nous intéresser au compte dette hypothécaire. Nous savons que c’est un compte passif et qu’il diminue. Jetons un coup d’œil à la croix comptable :
| Débit | Crédit | |
|---|---|---|
| Compte actif | Augmentation (+) | Diminution (-) |
| Compte passif | Diminution (-) | Augmentation (+) |
Nous voyons que nous allons devoir inscrire le montant au débit du compte dette hypothécaire.
| Débit | Dette hypothécaire | Crédit | |
| 1'000.- | |||
4. Quelques règles essentielles en comptabilité
Nous avons vu deux exemples ci-dessus qui vont nous permettre de dresser quelques règles essentielles :
- Il y a toujours au moins 2 comptes qui sont concernés par une opération comptable
- Le montant figure au débit de l'un des comptes et au crédit de l'autre
5. Marche à suivre pour comptabiliser une opération
- Repérer les comptes concernés par l’opération
- Repérer la nature des comptes (Actifs ou Passifs)
- Déterminer si les comptes augmentent (+) ou diminuent (-)
- Regarder la croix comptable pour déterminer dans quel compte on doit inscrire le montant au débit et dans quel compte on doit l’inscrire au crédit.
- Inscrire les montants dans la bonne colonne des bons comptes.
- Vérifier que l’on a bien écrit le montant dans le crédit d’un compte et dans le débit de l’autre compte. Si ce n’est pas le cas c’est qu’il y a une erreur !
6. La présentation des comptes
Il existe trois façons différentes de présenter les comptes. Cela ne change strictement rien à la manière de tenir une comptabilité, ils contiennent simplement des informations plus ou moins détaillées.
6.1 Le compte en T
C’est la présentation du compte qui est souvent utilisée dans les exercices de comptabilité. Les numéros 1), 2) et 3) correspondent aux numéros d'écritures de l'énoncé de l'exercice.
| Débit | 1000 Caisse | Crédit | |
| 1) | 1'000.- | 3) | 1000.- |
| 2) | 50.- | ||
6.2 Le compte à deux colonnes
C'est la présentation classique d'un compte lorsque l'on fait une comptabilité sur papier. Les colonnes débit et crédit fonctionnent de la même manière que dans les comptes en T. Cependant, on ajoute une colonne libellé. Il s'agit d'une petite phrase qui décrit l'événement qui a affecté la situation de l'entreprise. De plus dans une comptabilité réelle, on indique non pas le numéro d'écriture de l'énoncé mais la date de l'opération comptable.
| 1000 Caisse | |||
|---|---|---|---|
| Date | Libellé | Débit | Crédit |
| 1.1 | Solde initial du compte | 1'000.- | |
| 15.1 | Retrait d'argent liquide au postomat | 50.- | |
| 18.5 | Remboursement partiel de la dette hypothécaire | 1'000.- | |
6.3 Le compte à trois colonnes
C’est la présentation du compte des logiciels comptable. Il a l’avantage de présenter en tout temps le solde du compte. Le solde représente la valeur restante du compte.
| 1000 caisse | ||||
|---|---|---|---|---|
| Date | Libellé | Débit | Crédit | Solde |
| 1.1 | Solde initial du compte | 1'000.- | 1'000.- | |
| 15.1 | Retrait d'argent liquide au postomat | 50.- | 1'050.- | |
| 18.5 | Remboursement partiel de la dette hypothécaire | 1'000.- | 50.- | |
7. L'ouverture des comptes
Les comptes sont directement liés au bilan puisqu'ils sont censés lui correspondre. L'information présentée dans les comptes devrait donc nous permettre de faire un lien entre ces derniers et le bilan.
Afin que les comptes correspondent parfaitement au bilan, la première tâche du comptable en début d'année sera d'ouvrir les comptes. Cela signifie qu'il doit créer un compte pour chacun des comptes du bilan puis indiquer dans les comptes le solde à nouveau. En effet, les comptes ne sont pas "vides" en début d'année, on va trouver leur valeur dans le bilan initial.
Voici un exemple d'ouverture des comptes avec un bilan très simple:
| Actif | Bilan initial | Passif | |
| Actifs circulants | Fonds étrangers à court terme | ||
| Caisse | 15'000.- | Autres dettes | 2'000.- |
| Fonds étrangers à long terme | |||
| Actifs immobilisés | Fonds propres | ||
| Véhicules | 3'000.- | Capital | 16'000.- |
| 18'000.- | 18'000.- | ||
On ouvre donc les comptes:
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Remarques: Les comptes actifs s'ouvrent au débit et les comptes passifs au crédit. "Sàn" est simplement l'abréviation de solde à nouveau.
8. Opérations durant l'année
Maintenant que les comptes sont ouverts, le comptable pourra passer les opération qui affectent la valeur des comptes. Ce sera son travail tout au long de l'année. Il peut être pratique d'indiquer directement le fonctionnement des comptes au moyen des signes "+" et "-" que l'on indiquera sur chaque compte en fontion de sa nature.
Exemple: Nous allons passer deux opération dans les comptes
1. L'achat d'un véhicule avec paiement au comptant pour une valeur de CHF 10'000.-
Dans cette opération le compte véhicule va augmenter et le compte caisse diminuer
2. Le remboursement d'une partie de notre dette au comptant pour CHF 500.-
Dans cette opération le compte autres dettes va diminuer et le compte caisse également.
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9. La clôture d’un compte
Pour connaître la valeur d’un compte, il faut le clôturer. Nous aurons donc une information sur le solde du compte à ce moment précis. Nous indiquerons ce solde directement dans le compte et le nommerons solde pour balance (Spb).
Il y a cinq étapes pour la clôture d’un compte :
- On calcule la somme de tous les montants au débit.
- On calcule la somme de tous les montants au crédit.
- On regarde laquelle de ces deux sommes est la plus grande et on lui soustrait la somme la plus petite.
- On inscrit le résultat obtenu au point 3 dans la colonne qui avait la somme la plus petite.
- On calcule le total des montants inscrits au débit et le total des montants inscrits au crédit, y compris le solde pour balance.
Voici la clôture des comptes de l'exemple précédent:
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Remarque: Après la clôture du compte, le total du débit et du crédit sont identiques
On peut alors utiliser les soldes finaux pour dresser le bilan final. Attention on veille bien à reporter le solde pour balance dans le bilan et non pas le total du débit ou du crédit.
| Actif | Bilan initial | Passif | |
| Actifs circulants | Fonds étrangers | ||
| Caisse | 4'500.- | Autres dettes | 1'500.- |
| Actifs immobilisés | Fonds propres | ||
| Véhicules | 13'000.- | Capital | 16'000.- |
| 17'500.- | 17'500.- | ||
Remarque: Le bilan de clôture est équilibré. Si ce n'est pas le cas, une erreur s'est glissée dans la comptabilité.
